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새로운 일을 시작할 때 가장 먼저 하는 일이 책상정리이다. 책상이 깔끔하면 마음가짐도 달라지고 훨씬 더 집중이 잘되기 때문이다. 그런데 문제가 있다면 책상 정리 방법을 제대로 알지 못해서 시간이 무척 오래 걸려서 지쳐버리게 된다는 점이다.
그래서 책상이 어지러지지 않게 유지하는 방법과 책상을 쉽고 간단하게 정리할 수 있는 방법에 대해서 자세하게 조사했다.
책상이 지저분해지는 이유
정리가 유지되지 않는 데는 심리적 원인이 있다. 행동과학에서는 이를 마찰(friction)이라는 개념으로 설명한다. 마찰이란 어떤 행동을 실행하기까지의 번거로움이나 저항감을 말한다. 물건을 제자리에 두는 행동의 마찰이 크면, 사람은 자연스럽게 마찰이 적은 행동, 즉 그냥 눈앞에 내려놓는 쪽을 선택한다.
즉, 정리가 안 되는 건 의지 문제가 아니라 정리하는 행동의 마찰이 너무 크기 때문이다. 반대로 말하면, 물건을 제자리에 두는 행동의 마찰을 줄이면 정리는 자연스럽게 유지된다.
실제로 비교해봤는데, 펜을 서랍 안에 보관할 때보다 책상 위 필통에 꽂아둘 때 제자리에 돌아가는 빈도가 훨씬 높았다. 서랍을 열고 넣는 동작 하나가 마찰로 작용한 거다. 자주 쓰는 물건일수록 손이 닿기 쉬운 곳에 두는 게 정리가 유지되는 핵심 원리다.
독일의 심리학자 레빈(Kurt Lewin)의 연구에 따르면 사람은 환경의 구조에 따라 행동이 크게 달라진다. 정리된 환경은 집중력을 높이고, 어수선한 환경은 인지 부하를 높여 작업 효율을 떨어뜨린다. 미국 프린스턴 대학교 신경과학 연구소도 어수선한 환경이 뇌의 집중력을 지속적으로 방해한다는 연구 결과를 발표한 바 있다(출처: Princeton Neuroscience Institute). 책상 정리가 단순히 미관 문제가 아닌 이유다.
책상 정리 방법
1단계 — 전부 꺼내고 필요한 것만 다시 올려라
정리의 첫 번째 단계는 책상 위 물건을 전부 바닥이나 다른 공간으로 꺼내는 것이다. 있던 것들 사이에서 정리하면 불필요한 물건이 계속 자리를 차지하게 된다. 비운 다음 정말 책상에 있어야 할 물건만 다시 올리는 방식이 훨씬 효과적이다.
책상 위에 올라와야 하는 물건 기준은 하나다. 하루에 한 번 이상 사용하는 것만 책상 위에 둔다. 그 외 물건은 서랍, 선반, 수납함으로 이동시킨다. 직접 해봤는데, 이 기준 하나만 적용했더니 책상 위 물건이 절반 이하로 줄었다.
2단계 — 사용 빈도에 따라 수납 위치를 정해라
모든 물건에 자리를 정해주는 게 정리 유지의 핵심이다. 이때 사용 빈도를 기준으로 위치를 정해야 한다.
- 매일 쓰는 것(펜, 메모지, 마우스, 이어폰): 책상 위 손이 닿는 범위 안
- 주 1-2회 쓰는 것(가위, 테이프, 충전기): 첫 번째 서랍이나 책상 옆 수납함
- 가끔 쓰는 것(서류, 책, 보조 배터리): 두 번째 서랍 이하 또는 선반
이 구조를 만들어두면 물건을 쓴 뒤 어디에 두어야 할지 고민할 필요가 없어진다. 고민이 없으면 마찰이 줄어들고, 마찰이 줄면 자연스럽게 제자리에 놓게 된다.
3단계 — 케이블 정리가 책상 정리의 절반이다
책상이 어수선해 보이는 원인의 상당 부분은 케이블이다. 모니터, 충전기, 키보드, 마우스 케이블이 뒤엉켜 있으면 아무리 물건 정리를 잘해도 지저분해 보인다.
케이블 정리에서 가장 효과적인 방법은 케이블 길이를 줄이는 거다. 필요 이상으로 긴 케이블은 묶음 클립이나 케이블 타이로 적절한 길이로 묶어둔다. 책상 뒤쪽이나 책상다리에 케이블 클립을 붙이면 바닥에 늘어지는 케이블을 정리할 수 있다.
무선 기기로 교체하는 것도 고려해볼 만하다. 무선 키보드와 마우스로 교체하는 것만으로 책상 위 케이블이 절반 이상 줄어든다. 초기 비용이 들지만 장기적으로 책상 정리 유지에 가장 효과적인 투자 중 하나다.
4단계 — 종이와 서류 관리 시스템을 만들어라
책상을 어지럽히는 주범 중 하나가 쌓이는 종이류다. 영수증, 우편물, 메모지, 출력물이 아무 기준 없이 책상 위에 쌓이기 시작하면 걷잡을 수 없어진다.
서류 관리 시스템은 간단할수록 유지하기 쉽다. 세 가지 분류 기준만 만들면 된다. 지금 처리해야 하는 것, 보관해야 하는 것, 버려도 되는 것. 이 세 가지로 즉시 분류하는 습관을 들이면 쌓이는 종이가 줄어든다. 보관해야 하는 서류는 파일 박스나 클리어파일에 넣어 선반에 두고, 버릴 것은 즉시 버린다.
디지털로 전환할 수 있는 서류는 스캔이나 사진으로 저장하고 원본을 버리는 것도 방법이다. 실수한 부분이 있는데, 나중에 필요할 것 같아서 모아뒀던 종이들 대부분이 결국 한 번도 다시 꺼내보지 않은 채 버려졌다. 보관 기준을 엄격하게 잡는 게 맞다.
5단계 — 하루 마감 3분 정리 루틴을 만들어라
한 번 구조를 만들었다고 끝이 아니다. 유지하는 루틴이 없으면 서서히 다시 어질러진다. 하루 3분이면 충분하다.
하루 일과가 끝날 때 책상 위 물건을 제자리에 돌려놓는 습관을 들이면 된다. 3분 이내로 끝나는 작업이지만, 이게 쌓이면 대청소가 필요한 상황을 예방한다. 요일을 정해서 서랍이나 수납함 안을 한 번씩 점검하는 것도 좋다.
이 루틴을 만들기 어렵다면 타이머를 활용하는 방법이 있다. '3분 정리 타이머'를 맞춰두고 그 시간 안에 최대한 정리하는 방식이다. 시간제한이 있으면 오히려 더 집중해서 정리하게 된다는 걸 직접 써보고 알았다.
책상 위에 두면 안 되는 것들
정리 구조를 만드는 것만큼 중요한 게 책상 위에 올라오면 안 되는 것들을 알고 치우는 거다.
먹다 남은 음식이나 음료는 책상 위에 두면 안 된다. 음식이 있으면 집중력이 분산되고 책상 위 작업 공간이 좁아진다. 컵 하나가 반경 20cm의 공간을 점령하고 그 주변으로 물건이 쌓이기 시작한다.
충전 중인 기기도 가급적 책상 옆이나 아래에 두는 게 좋다. 충전 케이블이 책상 위를 가로지르는 것만으로 시각적 어수선함이 크게 늘어난다.
오래된 메모지나 영수증, 다 쓴 볼펜, 뚜껑 없는 마커 같은 기능을 잃은 물건들은 주기적으로 걸러내야 한다. 습관적으로 올려두는 물건들 중 실제로 사용하지 않는 것들이 생각보다 많다.
결국 깔끔한 책상을 유지하려면 매일 정리하는것이 아니라 물건의 위치를 구조적으로 만들어두는 것이 가장 효율적이라고 생각한다. 이제 잘 쓰지 않는 물건들은 서랍에 넣어두고 깨끗한 책상을 오래 유지해야겠다.